Zasady RODO w KL3DS

RODO – klienci indywidualni

Poniższa klauzula dotyczy osób fizycznych, które korzystają z usług serwisu komputerowego (w tym portalu klienta) jako klienci indywidualni.

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest KL3DS Krystian Łukowicz z siedzibą w 32-651 Bielany, ul. Kęcka 51, NIP: 5492485507, e-mail: kl3ds.info@gmail.com, tel.: 539 787 165.

2. Cele i podstawy przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w szczególności w następujących celach:

• Przyjęcie i realizacja zlecenia serwisowego (diagnostyka, naprawa, wydanie urządzenia, kontakt operacyjny) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).
• Obsługa konta w portalu klienta (podgląd statusu i historii napraw, pobieranie dokumentów) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (świadczenie usługi konta) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: transparentna obsługa serwisu i bezpieczeństwo kont).
• Fakturowanie i rozliczenia podatkowo-księgowe – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny administratora).
• Kontakt i obsługa zapytań (telefon, e-mail, formularz) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO (udzielenie informacji, obsługa relacji z klientem).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz bezpieczeństwo systemów (w tym zapobieganie nadużyciom, prowadzenie logów) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora).
• Marketing własnych usług (np. newsletter) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgodę można w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

3. Kategorie przetwarzanych danych

Przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko),
• dane kontaktowe (telefon, adres e-mail),
• dane adresowe (np. do faktury lub kontaktu),
• dane dotyczące urządzenia i zlecenia (model, numery seryjne, opisy usterek, historia napraw),
• dane konta w portalu (login, hashowane hasło), dane techniczne/logi dostępu (data/godzina, adres IP, identyfikator sesji),
• dane rozliczeniowe (np. informacje na fakturach).

4. Źródło danych

Co do zasady dane otrzymujemy bezpośrednio od Pani/Pana (np. przy przyjęciu sprzętu, rejestracji konta, kontakcie e-mail/telefon). Uzupełniająco informacje mogą pochodzić:

• z samego urządzenia (np. w ramach diagnostyki),
• z integracji serwisowych, gdy zlecenie trafiło do nas pośrednio (np. w ramach obsługi gwarancyjnej).

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom wspierającym nas w realizacji usług, takim jak:

• dostawcy systemów IT, hostingu i oprogramowania serwisowego,
• podwykonawcy napraw, firmy kurierskie/poczta,
• biuro rachunkowe i operatorzy płatności,
• dostawcy ubezpieczeń, kancelarie prawne – w razie potrzeby,

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umowy powierzenia lub przepisów prawa i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli wyjątkowo dojdzie do takiego transferu (np. dostawca narzędzia IT utrzymuje serwery poza EOG), zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne UE, oraz poinformujemy o tym w polityce prywatności lub umowie.

7. Okres przechowywania danych

• dane ze zleceń serwisowych i historii napraw – przez czas świadczenia usługi oraz okres potrzebny do rozpatrzenia reklamacji/gwarancji i przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat; dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą zwykle 3 lata),
• dane rozliczeniowe/księgowe (np. faktury) – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat liczonych od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku),
• dane konta w portalu klienta – do czasu usunięcia konta lub zakończenia współpracy; logi dostępu – przez okres niezbędny dla bezpieczeństwa i dochodzenia roszczeń (zwyczajowo 12–24 miesiące),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a lub b RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w tym wobec marketingu),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. St. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

9. Obowiązek podania danych i konsekwencje niepodania

Podanie danych wymaganych do realizacji zlecenia i rozliczeń jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy serwisowej – bez tych danych nie będzie możliwe przyjęcie i realizacja naprawy. Dane wykorzystywane wyłącznie w celach marketingowych są dobrowolne.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Pani/Pana decyzji wywołujących skutki prawne w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania w rozumieniu RODO.

11. Portal klienta – status i historia napraw

Po zalogowaniu do portalu klienta może Pani/Pan sprawdzić status i historię napraw oraz pobrać dokumenty serwisowe i faktury. Dostęp chroniony jest loginem i hasłem – prosimy o zachowanie poufności danych logowania.

W celach bezpieczeństwa rejestrujemy logi dostępu (m.in. data/godzina, adres IP, identyfikator sesji).

RODO – kontrahenci B2B

Ta część dotyczy osób kontaktowych i użytkowników portalu klienta działających w imieniu firm, szkół i innych organizacji współpracujących z KL3DS.

1. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest KL3DS Krystian Łukowicz z siedzibą w 32-651 Bielany, ul. Kęcka 51, NIP: 5492485507, e-mail: kl3ds.info@gmail.com, tel.: 539 787 165.

2. Cele i podstawy przetwarzania

Pani/Pana dane służbowe przetwarzamy w szczególności w następujących celach:

• Nawiązanie i realizacja współpracy B2B, w tym kontakt roboczy, obsługa zleceń/umów oraz uwierzytelnienie i obsługa konta w portalu klienta – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora: bieżąca komunikacja z osobami wyznaczonymi przez kontrahenta); w przypadku przedsiębiorców jednoosobowych dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).
• Prowadzenie rozliczeń, rachunkowości i podatków – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz bezpieczeństwo systemów (w tym prowadzenie logów dostępu, zapobieganie nadużyciom) – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Marketing bezpośredni naszych usług kierowany do osób kontaktowych – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora); dla kanałów wymagających odrębnej zgody (np. e-mail/telefon marketingowy) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, możliwa do wycofania w każdym czasie).

3. Kategorie danych

Przetwarzamy w szczególności:

• dane identyfikacyjne i służbowe (imię, nazwisko, stanowisko/funkcja),
• dane kontaktowe (służbowy adres e-mail, służbowy telefon),
• dane organizacyjne (nazwa i adres pracodawcy/kontrahenta),
• identyfikatory i uprawnienia w portalu klienta, historię zgłoszeń/zleceń,
• logi dostępu (data/godzina, adres IP, identyfikator sesji).

4. Źródło danych

Dane otrzymujemy:

• bezpośrednio od Pani/Pana (np. przy kontakcie mailowym/telefonicznym),
• od pracodawcy/kontrahenta, który wskazał Panią/Pana jako osobę do kontaktu,
• uzupełniająco z ogólnodostępnych źródeł (np. strona internetowa firmy, CEIDG/KRS) – w zakresie danych służbowych.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom upoważnionym lub przetwarzającym je na nasze zlecenie, takim jak:

• upoważnieni pracownicy i współpracownicy KL3DS,
• dostawcy systemów IT (hosting, system ticketowy/portal klienta, narzędzia komunikacji),
• podwykonawcy serwisowi, biuro rachunkowe, firmy kurierskie,
• kancelarie prawne – w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych powyżej.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady danych nie przekazujemy poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli wyjątkowo dojdzie do transferu (np. dostawca IT utrzymuje infrastrukturę poza EOG), zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (w szczególności standardowe klauzule umowne UE) i poinformujemy o tym w dokumentacji lub umowie.

7. Okres przechowywania danych

• dane kontaktowe i historia współpracy – przez okres trwania umowy/współpracy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat; dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą zazwyczaj 3 lata),
• dane rozliczeniowe/księgowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego),
• dane kont w portalu oraz logi dostępu – przez czas trwania uprawnień oraz przez okres niezbędny dla bezpieczeństwa i dochodzenia roszczeń (zwyczajowo 12–24 miesiące od danego zdarzenia),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługują Pani/Panu prawa do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a lub b RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, w szczególności wobec marketingu bezpośredniego,
• wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. St. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

9. Obowiązek podania danych i konsekwencje niepodania

Podanie służbowych danych kontaktowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do sprawnej realizacji współpracy/umowy. Brak tych danych może uniemożliwić kontakt i obsługę zgłoszeń po stronie kontrahenta.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Pani/Pana decyzji wywołujących skutki prawne w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania w rozumieniu RODO.

11. Portal klienta – status i historia prac

Uprawnieni użytkownicy po stronie kontrahenta mogą po zalogowaniu do portalu klienta przeglądać status i historię zgłoszeń/zleceń swojej organizacji oraz pobierać dokumenty. Dostęp chroniony jest loginem i hasłem; rejestrujemy logi dostępu w celach bezpieczeństwa.

Kontrahent (firma/szkoła) odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień swoim pracownikom w portalu klienta.

Cookies, analityka i zabezpieczenia

Pliki cookies i narzędzia analityczne

Strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celach statystycznych, funkcjonalnych oraz związanych z poprawą jakości usług online. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w naszej odrębnej Polityce prywatności / cookies. W każdej chwili możesz zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce.

Zabezpieczenia danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

• kontrolę dostępu do systemów i danych,
• stosowanie haseł, szyfrowania wybranych kanałów komunikacji,
• regularne aktualizacje oprogramowania oraz procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa,
• procedury pozwalające na realizację praw osób, których dane dotyczą.

Ostatnia aktualizacja: grudzień 2025